zaicorp: Pengantar Bisnis 5

BAB V

MANAJEMEN DAN ORGANISASI

Manajemen

1. Pengertian dan Peranan Manajemen

Definisi manajemen menurut Profesor Oei Liang Lee adalah ilmu dan seni merenanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Di sini peranan manajemen dihubungkan dengan fungsi manajemen yaitu Planning, Organizing, Directing, Coordinating, dan Controling.

2. Latar Belakang Sejarah Manajemen

MANAJEMEN ILMIAH

Sejak buku karangan Frederick W. Taylor berjudul The Pinciples of Scientific

Management, tahun 1911, Taylor dikenal sebagai Bapak Manajemen Ilmiah.

Dalam bukunya Taylor mengemukakan beberapa prinsip dalam melakukan

pekerjaan, yaitu :

a. Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan cara terbaik untuk menyelesaikannya

b. Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah

c. Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya

d. Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan

3. Fungsi dan Proses Manajemen

a. Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen merupakan perincian dari kegiatan yang dilakukan oleh seorang manajer dalam mengelola erusahaan, di mana secara garis besar funsi manajemen di bagi 5 bagian, yaitu :

1. Planing (perencanaan) : suatu fungsi pemilihan alternatif melalui suatu proses yang rasional untuk mengambil keputusan terhadap objective perusahaan, policy, program maupun prosedur untuk memperbaikinya.

2. Organizing (Pengorganisasian) : kegiatan dalam menentukan macam kegiatan beserta jumlah kegiatan yang dibutuhkan untuk mencaai tujuan perusahaan maupun pengelompokan kegiatan-kegiatan beserta orang-orangnya yang sesuai dengan kegiatannya disertai adanya pendelegasian wewenang.

3. Directing (Pengarahan = actuatig = leading = commanding) : kegiatan yang khususnya ditujukan untuk mengatasi dan mengarahkan bawahan sehingga seorang pimpinan secara manusiawi bisa mengikat bawahan untuk bekerja sama secara sukarela menyumbangkan tenaganya seefisien dan seefektif mungkin untuk mencapai tujuan organisasi.

4. Coordinating (Koordinasi) : fungsi yang harus dilakukan seorng manajer agar terdapat suatu komunikasi atau kesesuaian dari berbagai kepentingan dan perbedaan kegiatan sehingga tercapai tujuan organisasinya.

5. Controling (Pengawasan) : fungsi terakhir yang akan dilakukan manajer guna melengkap fungsi yang sudah dilakukan lebih dahulu.

b. Proses Manajemen

Proses manajemen adalah serangkaian keputusan dan kegiatan kerja yang terus menerus dimana manajer terlibat sewaktu mereka merencana, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi dan mengawasi.

4. Ciri-ciri Manajer Perusahaan

5. Keterampilan Manajemen yang Dibutuhkan

Berkaitan dengan Hubungan antar Pribadi :

a. Pemimpin Lambang (Figurehead)

Kepala Simbolis, diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan sosial.

b. Pemimpin (Leader)

Bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan ; bertanggung jawab untuk mengisi posisi yang kosong (staffing), melatih dan tugas-tugas yang terkait.

c. Penghubung (Liaison)

Memelihara suatu jaringan kontak luar yang berkembang sendiri yang memberikan dukungan dan informasi.

Berkaitan dengan Informasi :

a. Pemantau (Monitor)

Sebagai pusat saraf informasi internal dan eksternal tentang organisasi.

b. Penyebar (Dissiminator)

Meneruskan informasi yang diterima dari orang luar atau dari bawahan kepada anggota organisasi.

c. Juru bicara (Spokesperson)

Meneruskan informasi kepada orang luar mengenai rencana, kebijakan, tindakan dan hasil organisasi.

Berkaitan dengan Pengambilan Keputusan :

a. Wirausaha (Entrepreneur)

Mencari kesempatan dalam organisasi dan lingkungannya serta memprakarsai “proyek-proyek perbaikkan” untuk menimbulkan perubahan.

b. Pengendali Gangguan (Disturbance Handler)

Bertanggung jawab atas tindakan korektif bila organisasi menghadapi gangguan mendadak dan penting.

c. Pengalokasi Sumber Daya (Resource Allocator)

Bertanggung jawab terhadap alokasi segala sumber daya organisasi.

d. Perunding (Negotiator)

Mewakili organisasi pada perundingan-perundingan utama.

Organisasi

1. Definisi Organisasi

Menurut Boone dan Katz organisasi adalah : Suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan dari definisi dapat disimpulkan bahwa organisasi mencakup 3 elemen pokok :

a. Interaksi manusia

b. Kegiatan yang mengarah pada tujuan

c. Struktur organisasi itu sendiri

2. Pentingnya Mengenal Organisasi

Kita selalu berkaitan dengan organisasi, tim olah raga dan organisasi sosial, kelompok keagaamaan, bahkan kelompok binatang pun ada, seperti lebah, semut, rayap.

Perusahaan kecil, fungsi pengorganisasian sederhana, misal : toko kelontong, manajer-pemilik toko mempekerjakan beberapa orang ; melayani pembeli, membersihkan, mengatur barang, serta menjaga toko.

3. Bentuk-bentuk Organisasi

a. Organisasi Lini

Garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dan bawahan.

Ciri-cirinya :

- Karyawan sedikit

- Manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana

- Sarana dan alatnya terbatas

- Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung

- Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah top manager

b. Organisasi Fungsional

Wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.

Ciri-cirinya :

- Organisasi kecil

- Terdapat kelompok kerja staf ahli

- Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

- Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

- Pengawasan ketat

c. Organisasi Garis dan Staff

Pelimpahan wewenang secara vertikal dari pimpinan ke kepala bagian dibawahnya serta masing-masing pejabat, manajer ditempatkan satu atau pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasihat, misal : kearsipan, keuangan, personel.

Ciri-cirinya :

- Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya langsung

- Karyawan banyak

- Organisasi besar

- Ada 2 kelompok kerja organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi :

· Personel Lini

· Personel Staff

d. Organisasi Fungsional dan Garis

Wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.

Ciri-cirinya :

- Tidak tampak pembedaan tugas pokok dan bantuan

- Spesialisasi praktis pada pejabat fungsional

- Pembagian kerja dan pelimpahan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon

e. Organisasi Matrik

Di sebut juga sebagai Organisasi Manajemen Proyek yaitu penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang punya ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan proyek yang harus diselesaikan.

f. Organisasi Komite

Tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh kelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan plurastic manajemen.

Terdiri dari :

- Executive Committe (Pimpinan Komite)

Anggotanya mempunyai wewenang lini

- Staff Committe

Orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf

4. Prinsip-prinsip Organisasi

Berkaitan dengan pembentukan atau penyusunan suatu organisasi, maka perlu diperhatikan beberapa prinsip-prinsip atau asas organisasi. Diantaranya adalah:

a. Perumusan Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik itu secara fisik maupun non fisik.

b. Pembagian kerja. Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas akan pembagian kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan.

c. Delegasi kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan telihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing unit kerja.

d. Rentang kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan tersebut.

e. Tingkat pengawasan. Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun bawahan akan tercipta.

f. Kesatuan perintah dan tanggung jawab. Dengan tergambarnya struktur organisasi yang jelas maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula. Begitu juga dengan tanggung jawab dari orang yang memberikan delegasi (perintah) akan nampak.

g. Koordinasi. Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi. Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan demikian tujuan suatu organisasi ini akan semakin cepat tercapai.

5. Keterampilan Manajemen yang Dibutuhkan

Berkaitan dengan Hubungan antar Pribadi :

d. Pemimpin Lambang (Figurehead)

Kepala Simbolis, diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan sosial.

e. Pemimpin (Leader)

Bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan ; bertanggung jawab untuk mengisi posisi yang kosong (staffing), melatih dan tugas-tugas yang terkait.

f. Penghubung (Liaison)

Memelihara suatu jaringan kontak luar yang berkembang sendiri yang memberikan dukungan dan informasi.

Berkaitan dengan Informasi :

d. Pemantau (Monitor)

Sebagai pusat saraf informasi internal dan eksternal tentang organisasi.

e. Penyebar (Dissiminator)

Meneruskan informasi yang diterima dari orang luar atau dari bawahan kepada anggota organisasi.

f. Juru bicara (Spokesperson)

Meneruskan informasi kepada orang luar mengenai rencana, kebijakan, tindakan dan hasil organisasi.

Berkaitan dengan Pengambilan Keputusan :

e. Wirausaha (Entrepreneur)

Mencari kesempatan dalam organisasi dan lingkungannya serta memprakarsai “proyek-proyek perbaikkan” untuk menimbulkan perubahan.